Mémo organisation d’un tournoi

Il existe plusieurs étapes à suivre pour organiser une compétition de badminton (le plus simple est de vous appuyer sur la personne de votre club qui aura suivi la formation GEO (Gestion et Organisation de Compétition) :

1 – Constituer une équipe de travail sous la responsabilité d’un comité d’organisation, qui sera responsable du bon déroulement de la compétition. Il veille notamment à l’application des règlements fédéraux et locaux.
2 – Définir une date et un lieu (en lien avec la mairie, les autres associations occupant éventuellement le lieu,…), le nombre de joueurs attendu (environ 10 par terrain disponible), les tableaux envisagés (SH, SD, DH, DD, Mx / jeunes, séniors, vétérans / promobad / P, D6 à R5,…)
3 – Créer les documents spécifiques à la compétition : le règlement particulier, une plaquette pour annoncer la compétition, une fiche d’inscription pour permettre aux joueurs de s’y inscrire
4 – Solliciter un juge-arbitre
5 – Faire la demande d’autorisation de tournoi sur Poona

6 – Une fois le tournoi autorisé et le n° d’autorisation récupéré, envoyer les documents (plaquette, fiche d’inscription et règlement particulier) aux clubs, avec une date butoir pour la réception des inscriptions
7 – Gérer l’organisation du tournoi, équipes de bénévoles, recherche de lots, organisation de la buvette et de la table de marque, prise de contact avec le JA + invitation d’officiels et médias (facultatif)
8 – Une fois les inscriptions closes, constituer les tableaux et les soumettre à l’approbation du JA
9 – Une fois les tableaux validés, envoyer les convocations aux joueurs
10 – Le jour J, afficher les échéanciers, autorisation de tournoi et règlement particulier dans la salle et gérer la compétition, la réception des officiels (Maire ou son adjoint…) et médias éventuels, prendre des photos a minima des remises de prix (facultatif)
11 – Saisir le fichier des résultats sous Poona
12 – Communiquer sur l’évènement, remercier les éventuels partenaires (municipalité, donateurs de lots…)